INTEGRASI PERPUSTAKAAN PUSAT DAN RUANG BACA UNTUK RESOURCE SHARING

Oleh : Achmad (Pustakawan ITS, Surabaya)

I. PENDAHULUAN

Perkembangan teknonologi informasi dan komunikasi, sebagai hasil peradaban bangsa, berpengaruh cukup signifikan terhadap perkembangan perpustakaan. Perpustakaan tidak lagi dituntut untuk mengadakan, mengolah, meminjamkan, mengorganisasikan, melestarikan koleksi, tetapi dituntut untuk memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas jasanya. Seperti otomasi perpustakaan, penyediaan Internet, digitalisasi koleksi dsb. Dan yang tak kalah pentingnya adalah tuntutan untuk resource sharing, walaupun tidak diutarakan secara explicit oleh pengguna perpustakaan.

Dengan resource sharing diharapkan kualitas jasa perpustakaan semakin baik dan dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Resource sharing membuka cakupan informasi lebih luas tak terbatas. Hal ini penting karena tak satupun perpustakaan di dunia yang mampu memenuhi kebutuhan penggunanya.

II. FILOSOFI DASAR

Beberapa filosofi dasar yang mendasari perlu dilakukannya resource sharing ;

1. Informasi milik setiap orang

Setiap orang mempunyai hak untuk memperoleh kehidupan yang layak. Suatu kehidupan yang sejahtera. Suatu kehidupan yang bebas waktu dan bebas uang. Suatu kehidupan yang signifikan. Suatu kehidupan di atas orang rata-rata. Untuk meraihnya ia perlu informasi yang cukup. Kebebasan untuk memperoleh informasi itu tertuang pada pasal 19 Deklarasi Hak-Hak Azasi Manusia PBB, yang menyatakan bahwa setiap orang mempunyai hak kebebasan menyatakan pendapat. Hak ini meliputi…memperoleh dan memberi informasi… Ristarp (2000) menyatakan bahwa fungsi perpustakaan …didorong untuk berperan memberikan kebebasan untuk akses informasi. Untuk itu maka informasi yang kita miliki sudah sewajarnya bisa dimanfaatkan untuk orang lain.

2. Banyak memberi akan jauh lebih banyak menerima.

Hidup adalah rangkaian peristiwa alam. Hidup dan kehidupan adalah ayat Illahi yang tidak tertulis. Dari hidup dan kehidupan kita belajar banyak sehingga dapat dimanfaatkan dalam upaya merangkai peristiwa yang lebih baik ke depan. Kalau kita memberi, kita pasti menerima lebih banyak. Makanya tangan di atas lebih baik dari pada tangan di bawah.

3. Sukses butuh orang lain

Jika kita ingin sukses , kita butuh orang lain. Orang yang membantu, mendukung dan memberi masukan demi kesuksesan kita. Bahkan orang yang sukses harus rendah hati dan mau memberi kepada orang lain. Jadi sukses itu tidak sendiri. Perlu orang lain.

4. Memberi untuk anak bangsa

Pola pikir atau paradigma lama yang umum “milikku – milikku, milikmu-milikmu” harus diubah. Kita harus mulai terbuka untuk kepentingan bangsa. Informasi akan jauh bermanfaat jika dapat dimanfaatkan oleh setiap orang, karena investasi yang tertanam didalamnya cukup besar. Jika tidak dimanfaatkan investasi yang ditaman tidak ada nilainya. Dan menjadi harta yang mubadzir.

III. RESOURCE SHARING

Resource sharing menurut Young (1983) adalah istilah yang mencakup berbagai organisasi dan kegiatan yang berada dalam kelompok perpustakaan dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas jasa dan atau untuk menghemat dana. Resource sharing dapat dibentuk dengan perjanjian formal atau informal atau dengan kontrak dan dapat beroperasi secara lokal, regional, nasional, atau internasional. Sumberdaya yang di-sharing-kan antara lain koleksi, data bibliografis, pustakawan, kegiatan perencanaan dll. Dengan filosofi diatas upaya resource sharing semakin ringan dan mudah untuk dilaksanakan. Yang pada akhirnya bermanfaat untuk orang banyak. Dan hal ini merupakan tuntutan.

Danelly (1995) mengutip ALA Commission on Freedom and Equality of Access to Information bahwa saat ini semua jenis perpustakaan dihadapkan pada kebutuhan akses yang semakin berkembang sampai pada sumber informasi yang beragam format, sementara itu perpustakaan dihadapkan pada masalah finansial. Disamping itu Rajashekar (2000) juga menyatakan bahwa perpustakaan sedang dibawah tekanan untuk mau membagi sumberdayanya. Inflasi, dana perpustakaan, ledakan informasi dan meningkatnya harga buku maupun jurnal telah menggiring perpustakaan untuk mau saling berbagi.

Gorman yang dikutip Danelly (1995) mengatakan bahwa resource sharing terjadi karena dua hal yang mendasar : (1) efektifitas teknologi dan , (2) kebutuhan untuk bekerjasama. Gorman melanjutkan bahwa suka atau tidak suka, kita akan memasuki Era Keemasan Kerjasama untuk resource sharing karena : (1) teknologi dapat menghubungkan perpustakaan dengan perpustakaan dan teknologi dapat membuat pengguna dari satu perpustakaan mengetahui perkembangan koleksi di perpustakaan lain, (2) kondisi ekonomi memaksa kita untuk bekerjasama.

Prabha dan Danelly (1997) mengatakan bahwa perpustakaan telah melakukan resource sharing selama puluhan tahun yang lalu baik dengan perjanjian formal maupun informal. Perjanjian ini berisi pemanfaatan silang layan dan keterlibatan perpustakaan dengan pengguna secara berkesinambungan. Kohl (1997) juga mengatakan bahwa perpustakaan telah lama melakukan kerjasama dengan perpustakaan lain, tetapi kerjasama ke depan…mempermudah pengguna untuk saling memanfatkan koleksi.

Disamping hal-hal di atas, resource sharing menjadi penting karena ;

1. Tuntutan pengguna yang terus meningkat

Ledakan informasi global mendorong pengguna untuk mendapatkan informasi yang lebih banyak dan berkualitas- informasi segar kekinian. Suatu informasi yang bermanfaat untuk perkembangan kepribadian, intelektual, usaha dsb. Tuntutan ini tidak dapat dibendung dan pustakawan harus meresponnya secara positip.

2. Keterbukaan akses informasi

Arus global kesejagadan semakin meretas batas lokasi dan waktu. Dengan Internet dan media lainnya arus informasi demikiran cepatnya. Internet, perpustakaan maya dunia, telah mengantarkan keterbukaan informasi. Pengguna dapat mengaksesnya kapan saja dan dimana saja asal ada sarana aksesnya.

3. Sarana yang mendukung

Resource sharing semakin kuat karena sarananya semakin mendukung. Kom-puter, sambungan tilpun, waveline, ISP dll. menjadi hal y ang semakin mudah diperoleh. Barang-barang tsb. semakin memasyarakat sehingga memu-dahkan untuk resource sharing.

4. Kesediaan intelektual untuk memberi

Dengan filosofi diatas , semakin banyak orang mulai terbuka untuk memberikan karya intelektualnya. Banyak sekali di Internet, artikel ilmiah yang dipajang tanpa harus membayar. Artikel ilmiah yang berkualitas untuk rujukan atau menambah wawasan intelektual.

Dari informasi di atas diketahui bahwa resource sharing sangat penting bagi perpustakaan untuk meningkatkan kualitas jasanya.

Ada beberapa hal yang dapat dilakukan untuk resource sharing antara lain :

1. Pengembangan koleksi

Untuk pengadaan koleksi dapat dilakukan terpusat. Ruang baca hanya menyerahkan daftar usulan dan perpustakaan pusat yang mengadakan. Kegiatan ini sungguh sangat bermanfaat karena jumlah pengadaan lebih banyak, nilainya lebih besar dan mempunyai bargaining lebih tinggi kepada supplier.

2. Pengolahan koleksi
Untuk efisiensi pengolahan koleksi bisa dilakukan tersentral. Misalnya di perpustakaan pusat kemudian informasi bibliografisnya disebarluaskan ke ruang baca. Ruang baca mencontoh persis tanpa melakukan pengolahan sendiri. Hal ini bukan hanya efektif tapi juga efisien.Waktu untuk melaksanakan pengolahan dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kepustakawanan lainnya.

3. Pemanfaatan koleksi

Koleksi yang telah dibeli cukup mahal, harus dimanfaatkan. Tentu saja bukan hanya untuk komunitasnya tapi juga untuk komunitas institusi lain walaupun hanya sebatas membaca. Di tahun mendatang, bukan hal yang tidak mungkin, jika koleksi dapat dipinjam oleh komunitas institusi lain.

4. Integrated atau Union OPAC (Online Public Access Catalogue)

OPAC tidak lagi hanya mencerminkan koleksi yang ada di perpustakaan pusat, tetapi juga di seluruh ruang baca. Dengan integrated OPAC, pengguna dapat mengetahui dimana buku atau koleksi lainnya berada. Jika servernya terpisah, federated search atau distributed search dapat dimanfaatkan. Contoh : http://copac.ac.uk (terlampir).

5. Koleksi digital
Menuju perpustakaan maya, banyak koleksi hardcopy, video dll. diubah menjadi digital. Koleksi digital yang perlu dipajang adalah local content atau karya ilmiah lokal seperti : tesis, tugas akhir, penelitian dsb. Koleksi digital dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas lewat Intranet maupun Internet.

IV. INTEGRASI PERPUSTAKAAN DAN RUANG BACA

Integrasi perpustakaan dan ruang baca adalah upaya manis agar resource sharing di atas dapat diwujudkan. Integrasi lokal, dengan jaringan lokal akan memperkaya, memperkuat, memperkokoh institusi secara utuh. Kualitas jasa semakin baik dan tututan pengguna mulai dapat dipenuhi walaupun belum sepenuhnya. Integrasi ini memperkokoh tali emosi antara pustakawan yang ada di Perpustakaan dan ruang baca, yang pada akhirnya dapat menaikkan citra mereka.

Untuk memperlancar integrasi perlu adanya penyatuan hati. Penyatuan persepsi. Penyatuan visi dan misi. Penyatuan fungsi. Dan ini perlu pertemuan antara pustakawan pusat dan ruang baca untuk melakukan formal agreement. Hal ini penting agar :

1. mempunyai sistem pengolahan yang sama.
Pengolahan buku menggunakan sistem yang sama (seperti DDC & LSCH ) agar yang dilihat di OPAC seragam sehingga tidak membingungkan pengguna.

2. menggunakan software yang sama
Jika software yang dipakai sama, maka kegiatan akan mudah. Software yang berbeda memerlukan energi tambahan untuk membuat program interface, Sehingga jalannya integrasi dapat tersendat. Waktu semakin berkepanjangan.

3. Pustakawan mempunyai skill yang sama
Pustakawan harus mempunyai ketrampilan yang sama sehingga mereka bisa mengoperasikan softwarenya secara bersamaan. Hal ini penting karena jika terjadi stagnasi di satu tempat, akan berpengaruh pada informasi yang diperoleh pengguna. Misalnya menurut informasi dari OPAC buku tertentu tersedia misalnya di ruang baca Fakultas Hukum, tetapi karena terjadi sesuatu hal, buku tersebut telah dipinjam sehari yang lalu. Untuk itulah ketrampilan pengoperasian harus benar-benar matang dengan segala trouble shootingnya.

4. Komunikasi yang handal
Komunikasi antara perpustakaan pusat dan ruang baca harus handal. Komunikasi ini sangat penting untuk merespons terjadinya trouble shooting di ruang baca. Jika komunikasi berjalan sangat cepat , masalah akan dapat segera ditangani. Jasa yang diberikan juga semakin baik.

V. PENUTUP

Dalam upaya menuju perpustakaan masa depan, resource sharing adalah pilihan terbaik. Perpustakaan dan ruang baca harus sinergi untuk terus meningkatkan kuantitas dan kualitas jasanya. Dan sinergi akan semakin kuat dan kokoh melalui integrasi antara perpustakaan dan ruang baca. Dengan demikian perpustakaan dan ruang baca menjadi lebih berperan dalam mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

DAFTAR PUSTAKA

Dannelly, G.N. (1995). Resource sharing in the electronic era : potentials and paradoxes. Library Trends, Spring. [http://www.findarticles.com/ p/articles/ mi_m1387/is_n4_v43.]
Khol, D.F. (1997). Resource sharing in a charging Ohio environment – OhioLINK – Interlibrary consortium. Library Trends, Winter : [http://www.findarticles. com/p/ articles/mi_m13887/is_n3_v45/ai-19192265.]
Prabhasa. C. dan Dannelly G.N. (1997). Introduction-trends in library acquisition and shared resources-overview of the issue and analysis. Library Trends, Winter. [http://www.findarticles.com/mi_m1387/is_n3_v45/ai-19192260].
Poland. J.A. (1999). Integrating Science and Technology libraries at Cornell. Issues in Science and Technology, No. 24 [http://www.library.acsb.edu/istl/99-fall/ conf4.html].
Ristarp, J. (2000). Libraries and the Intellectual Freedom. Paper presented in “Literature to politics – Politics to literature”, Copenhagen, November 10 – 11 [http://www.ifla.org/faife/papers/others/ristarp.htm]
Rajashekar, T.B. (2000). Library resources sharing on the Internet and WorlWideWeb., DRTC Annual Seminar on Electronic Sources of Information, March. 1-3.
Young, H ed. (1983). The ALA Glosary of Library and Information Science.
ALA: Chicago.